【风险摘要】
无论是和建设单位进行结算，还是通过诉讼方式去主张工程款等，最重要的就是证据资料。
作为建筑企业，最主要的证据材料除了建设工程施工合同外，就是项目实施过程中形成的资料，如工程会议纪要、来往函件、监理工程师确认的材料、发包人派遣的工程现场管理人员确认的材料、工程签证索赔材料等。但建筑企业往往在施工过程中不重视项目资料的收集和保管，一旦发生纠纷，往往无法提供有利的书面证据而陷入被告。因此，建筑企业加强项目部项目资料的收集和保管刻不容缓。
原创作者 | 陈军杰律师
【案情简介】
律师评析
Lawyer's advice
建筑企业应从以下方面进行资料的管理，建立一套规范的、运行有效的工程资料管理制度：
一、建立收发文台账，每份文件都需要登记在册，并且就文件的主要内容进行记录，签发人签字。
二、注意收集监理单位、建设单位等相关授权人员的名单及授权范围。
三、对施工过程中出现的变更、签证、工作联系单等往来函件集中管理，指派专员进行收集保管，原件定期返还至公司保管。
四、注意保存电子文档往来函件，必要时可以进行公证；凡是通过邮件送达的，不能删除邮件；凡是通过微信发送的，聊天记录务必保留，如果是文件的，则应当打开且不要清理手机微信缓存，以防止打不开。
五、施工日志一定详细准确记录，同时一定要注意收集业主指令、监理会议纪要、导致停工的原因方面的证据（图纸、变更、付款、场地天气等）、业主往来函件、驻场施工及管理人员名单及工资发放和签收明细、设备租赁（包括架管、模板、塔吊等）合同及停滞费用凭证等材料。
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