协力律师在为众多施工企业提供诉讼或非诉讼法律服务过程中，发现现在施工企业越来越重视“书面证据”，也注意到在施工过程中采用“文来文往”的形式固定证据。但是，我们发现施工企业很多项目人员还没有意识到文件资料有效送达的问题。
【案情简介】
2010年3月，某承包人承接某发包人的厂房工程，双方在施工合同中约定工程采用固定总价包干方式。同时约定设计变更、现场签证均须经总监理工程师现场签字确认并加盖监理单位专业章，并经发包人现场负责人王某签字、加盖发包人公章后方有效。签证单必须在签证发生后的15日内办理完毕，承包人不按期上报签证资料，视同承包人认可该项费用已经包含在合同价款中，签字手续不全的资料，结算时按无效文件处理。2011年10月，工程通过竣工验收，双方就因工程结算发生争议，承包人起诉至法院。
庭审中，承包人提供工程签证单等资料主张工程增加款项，但发包人辩称上述工程签证单的签收人为陈某，并非合同约定的王某，且没有在签证发生后15日内提交，应视作让利。最终，法院支持了发包人的观点。
【律师评析】
上述案例是施工企业在施工过程中不重视有效送达的典型表现，结果，施工企业承担了不利的法律后果。
我们发现施工企业常常会遇到以下情形：
情形之一：文件资料送交给业主，业主随便一个人员签字。等到发生纠纷时，业主以此人没有权限或者甚至以没有此人为由，主张签字无效。
情形之二：施工合同中明确约定工程签证等提交的时间，如逾期提交的，视为放弃。施工企业在工程签证情形发生后，未按照合同约定期限提交工程签证，业主以逾期为由不予认可。
情形之三：施工企业按照合同约定提交工程签证，但监理单位审批后提交业主后，业主迟迟不予确认退还，甚至于“一去不复返”！
情形之四：重要的文件资料如结算书等，业主拒绝签收；施工企业采用EMS邮寄，但没有及时保留邮寄凭证及记录；在发生争议时，没有证据主张业主已经有效签收。
我们认为施工企业务必要重视文件资料有效送达的问题，可从以下四个方面予以注意：
一、明确约定联系方式，并应由业主有权签收的人员予以签收
我们建议施工企业在与业主签订《建设工程施工合同》时，应明确约定业主的联系方式，如联系地址、联系人、联系电话、邮箱等。需要特别提醒的是：根据修订的《民事诉讼法》的规定，电子数据也可作为证据使用，而电子邮件也属于电子数据。因此，在施工合同中明确约定业主收件邮箱的情况下，若业主拒不签收的，可以直接发电子邮件至指定邮箱，一旦发生争议，可作为证据使用。
另外，若施工合同中明确约定业主签收人员的，应将文件资料提交业主有权签收人员签字，而不应错误认为只要是业主的人员签字就代表业主已签收了。同时，施工企业应注意保存能够证明业主签收人员身份的相关证据，如业主加盖公章的授权委托书、会议记录、名片等。
二、按照合同约定的时间节点送达
在施工合同中，往往会存在类似的约定，如“设计变更引起工期顺延的，承包人应自设计变更发生之日起14天内向发包人提交书面工期顺延申请，逾期未提交的，视为该项设计变更不涉及工期增加，承包人无权再向发包人请求顺延工期”。
业主往往会对工程签证等作出时间限制，此时施工企业一旦逾期签证，则视为放弃或作为让利。因此，施工企业务必对此类合同条款充分重视，项目部应责任到人，在约定期限内务必及时提出签证。
三、提交文件资料时应注意备存原件
很多施工企业在提交文件资料时，往往将一式多份的文件资料加盖公章后一并提交监理单位和业主，而自己没有备存相应的原件，一旦业主迟迟不予返还或拒不返还的，很难主张相应的权利。
我们建议施工企业在向监理单位和业主提交文件资料，特别是工程签证时，不仅要按照合同约定提供相应的份数，而且还要在此基础上多一份。多出来的一份，在监理单位盖章后就收回备存，防止所提交的文件资料“一去不复返”！
四、重视采取EMS邮寄送达，必要时采用公证送达
如业主拒不签收的，可采用EMS邮寄送达。施工企业应注意在EMS快递单上注明内部文件的详细名称及内容，例如：“关于XX的工程签证单，要求增加费用XX元及工期顺延XX天”。同时复印所寄文件，会同EMS邮寄凭证一并留存。EMS邮寄送达后15天内，承包人应去邮局将收件人签收单原件复印，同时打印一份EMS送达记录，均须让邮局加盖查询章。
对于重要的文件资料，如工程决算书等，可采取公证送达的方式，让公证部门对送达资料内容、送达过程等进行公证。