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【法务中心】企业公章—皇帝手里的玉玺

作者:江航标 来源: 日期:2022/4/26 15:18:06 人气:1347

企业在运营管理中,需要使用各种印章,常见的有公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章(俗称的法人章或私章)、发票专用章;对于建筑施工类企业来说,还会衍生出更多的印章,如分公司章、项目专用章、采购专用章、资料章等等。

面对纷繁复杂的各类印章,公章具有一定的特殊性;它在企业管理与经营中,具有最广泛的用途与最高效力。如果说皇帝持有的玉玺是帝国至高权力的象征,那么公章就算是企业至高权利的象征。 

 

一、公章是怎么来的

公章并不是由企业随心所欲自行刻制,它有法定的制作流程与规范。

首先,每一个合法的企业公章,都会有它的“户口”。企业若需要刻制公章,应事先向具备资质的刻制单位申请。刻制单位受理申请后,会查验企业的相关身份材料证明,然后一并将企业经办人员及身份证等材料拍照留存,最后上传至印章治安管理信息系统。公章刻制出来后,其印模也会报公安机关治安部门备案。

其次,公章看上去都很“规矩”,不会出现“马杀鸡”造型。对于内资企业而言,公章通常为圆形,直径不超过4.5厘米,公章的中心是五角星,企业名称自左而右环行在五角星外,字体为简化宋体。对于外资企业而言,公章通常为椭圆形,横径为4.5厘米,竖径为3.0厘米,公章的中心没有五角星,企业名称通常会用中英双语表示。

 

二、公章有什么用

公章,是企业所有印章中最闪亮的那一牧,它具有最广泛的用途与最高的效力。

首先,公章在企业内部管理中不可或缺。企业规章制度的制定、奖惩通知的发出、重大事项的决定、各种决议文件的确认、人事岗位的调整与任命等等,都是需要使用公章。可能企业在行使内部管理职权时,会有其他印章,如办公室专用章、人事专用章、收发章等,但公章具有最广泛用途与最高效力。

其次,公章对外经营活动至关重要。企业在涉及社保、税务、工商、环保等涉及政府部门管理权力时,会大量使用公章申报各种书面材料。与此同时,企业在与合作伙伴的交易过程中,更是离不开公章,如签订合同、发出信函、对权利义务的确认、放弃与主张,乃至在起诉交易对手时,在起诉状上加盖公章等等。企业在对外交往过程中,会有合同专用章、财务专用章等,但公章还是具备最广泛用途与最高效力。

 

三、公章该怎么管

1、必须制定公章管理制度。企业应当根据行业特色,企业自身的特点,制定一套既要控制风险,又能兼顾灵活性,适合自己的公章管理制度。管理制度制定后,可以在运行中逐步修订,进而达到风险与灵活性的平衡。

2、应当由专人保管公章。企业应当由专人保管公章,并严格按照制度使用公章,严禁公章在不同部门之间无序流转。如,在企业办公区域使用公章前,必须填写用印申请,同时该申请必须得到相关部门领导的审批,在盖章时应由保管人亲自核对盖章文件(防止夹带其他文件),然后加盖公章;在用印申请人需要携带公章外出时,应由保管人陪同,尽量避免由用印申请人自行携带公章外出。所有用章事项都必须予以登记备案,重要盖章文件必须复印或扫描留底存档,做到有据可查。

3、杜绝在空白文本上盖章。严格禁止在各类空白委托书、授权书、纸张、格式合同、介绍信、单据等空白文件上加盖公章。如确有特殊情况,应通过会议决定或有决定权领导特殊审批,然后保管人记载该用印的审批过程,及时跟进该空白文件使用情况,如已经恰当使用完毕应予以说明,如超期未使用应及时收回。

4、发现假章,应积极维护权益。一旦发现本企业公章被仿冒时,应积极收集证据材料,向公安机关报案,书面通知合作伙伴或潜在客户,并登报发表声明,从而以避免损失扩大。在固定证据后,再依法追究仿冒人的相关法律责任。

5、公章丢失,应及时补办。首先,由法定代表人携带证明材料向公安机关报案,领取报案证明。其次,登报声明作废公章。最后,持相关材料,申请刻制新的公章。发生公章丢失的情形,尽早补办新公章,就会尽可能降低因丢失公章使用而导致的风险,降低损失。

 

五、做好公司治理是王道

一个乞丐手里的玉玺,即便是真的,它也不会发挥玉玺的作用;而皇帝即便使用假玉玺,那也照样行使皇权。由此及彼,我们思考一下,一份加盖了假公章的文件,是否就一定无效呢?

假设一个企业由小股东担任法定代表人,但公章还是由大股东控制。企业在运行过程中,小股东因私利,私刻了一枚假公章,并对外签字并加盖假章,签订了诸如买卖合同、借款合同,甚至是担保合同,这些合同极有可能损害企业的利益。这时候,大股东以假章为由请求合同无效的主张,能得到法院的支持吗?大量的司法实践表明,当交易相对方为善意时或甚至是无法证明交易方为恶意时,这些加盖了假章的合同效力,还是极有可能得到法律的认可。也就是说,假章并不一定意味着无效。这是一个值得深度反思的现象。

一个治理混乱的企业,公章只是个工具,而且善恶不分、是非不辨。只有治理良好的企业,才能使公章发挥最大的功效;而充分发挥功效的公章,反过来又能为企业的良性发展,保驾护航。

 

 

作者:江航标

 

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